Um Abläufe in einem Unternehmen zu verbessern, sind Prozesse notwendig. Sind diese bereits eingeführt, gibt es dennoch oft genug Optimierungsbedarf. Um Prozesse einzuführen oder zu optimieren, braucht es Hilfe von Beratern und Firmen, die sich auf dieses Gebiet spezialisiert haben. Dabei gibt es zwei Ansätze: Hilfe, die umsetzt, und Hilfe zur Selbsthilfe.

Optimierung durch Unternehmensberater

Wer die finanziellen Möglichkeiten hat, kann sich Unternehmensberater ins Haus holen. Diese analysieren die bestehenden Prozesse und Abläufe, machen Verbesserungsvorschläge und implementieren diese dann. Der Vorteil ist, dass hier Profis am Werk sind. Nachteile: Die Profis haben ihren Preis und die Umstellung kann manchmal sehr lange dauern.

Trainings zur Selbsthilfe

In Seminaren zur Prozessgestaltung können Unternehmen selbst lernen, wie sie Arbeitsabläufe optimieren können. Einfache Methoden des Projektmanagements können hier hilfreich sein. Vorbilder sind japanische Unternehmen, die Prozesse erst in der Produktion, dann aber unternehmensweit einführten. Heute ist dieses auch als Kanban bekannte System bei Trainern sehr beliebt, die zunächst einfach Strukturen und Prozesse einführen wollen.

Für ein Unternehmen, das bislang nicht prozessorientiert gearbeitet hat, werden zunächst drei Stufen eingerichtet. In den jeweiligen Abteilungen werden Listen mit den durchzuführenden Aufgaben, Arbeiten, die im Gange, und Arbeiten, die erledigt sind, erstellt. Die Listen bekommen Obergrenzen, sodass die Mitarbeiter nicht zu viele Dinge gleichzeitig erledigen wollen. Außerdem lernt man in einem Kanban-Seminar, wie Bedingungen formuliert werden, damit eine Arbeit auch wirklich als fertig bezeichnet werden kann.

System funktioniert in der Verwaltung

Dieses System lässt sich auf alle Unternehmensbereiche anwenden, von der Verwaltung der Büromaterialien bis zur Produktentwicklung. In der Softwareentwicklung ist das System als Scrum bekannt und wird dort bereits lange eingesetzt. Bei Kanban-Seminaren lernen die Teilnehmer, wie sie ihre Aufgaben als Prozesse darstellen und diese dann umsetzen.

Für das Unternehmen ist das manchmal ein langwieriger Prozess, es hat aber den Vorteil, dass es kostengünstiger ist und die Mitarbeiter von Anfang an mit an Bord sind. Gerade für den Anfang sind Kanban-Systeme ein gutes Prozesstraining.